電験三種を取得したら、次にやるべきことは文章力を高めることです。
この資格を取った理由は社内での出世、転職など様々だと思います。でも資格を活かすのに必要なのは文章力です。
例えば転職では、まず自分の職務経歴書を作成します。これは文章だけで自分のスキルや考え方を相手に知ってもらう書類です。これが上手く書けるかどうかで第1印象を判断されます。
仕事やその他でもまずは直接会って話すのではなく、文章で自分の考えを伝えなくてはならない場面が多くあります。
このように文章力はとても大切です。そこでこのページでは相手に伝わる文章の書き方と、参考になる書籍の紹介をします。
伝わる文章を書くコツ
では早速相手に伝わる文章を書くコツをお伝えしていきます。
誰に向けた文章なのかを考える
伝わる文章を書くのに1番大切なことは、誰が読むのかを考えることです。正しい言葉選びや方法論ではなくこれが1番大切です。
例えば専門的なことを説明するとき、相手が専門外の人であれば専門用語を使うと伝わりません。
逆に同じ専門知識を持った相手であれば、専門用語を使い簡潔な文章にした方が相手に伝わりやすくなります。
良い文章は相手に早く正確に伝わる文章です。相手の知識レベルに合わせて言葉や言い回しを変える必要があります。
特に我々のような専門職の話は人事や営業の人に「よく分からない！」と言われがちです。専門的なことを専門外の人に上手く伝えることで、自分のスキルや考え方を正確に評価してもらえます。
相手のことを考えて文章をつくる。これはとても大切なことです。
1文は短くする
また1文は短くしましょう。1文が長いとは例えば以下のようなものです。
「この物語では主人公が引っ越し先で新しい友達を作る様子が描かれているが、引っ越し先とその友達が持つ独自の文化や習慣が多すぎたり、登場人物が多かったりするので時々話の内容がややこしくなってしまうことがある。」
1つの文に色々な情報が詰め込まれすぎて読みにくいです。この1文だけなら問題は少ないかもしれません。しかしこのような文が多く含まれる文章は非常に読みにくくなります。
では1文が短いとはどのようなものでしょうか？先ほどの文を読みやすく修正すると以下になります。
「この物語は主人公が引っ越し先で新しい友達を作る様子が描かれている。しかし以下の2つの要素が理由で、話の内容が時折ややこしくなる。
・引っ越し先と友達が持つ独自の文化や習慣が多い
・登場人物が多い」
いかがでしょう？先ほどの文より頭に入りやすくなったのではないでしょうか。
1文を短くして言い切る形にすると、より伝わりやすい文章になります。
接続詞を意識して使う
1文を短くするのが伝わりやすい文章を書くコツとお伝えしました。そのためには接続詞を正確に使う必要があります。
例えば先ほど分かりやすくした文章の例では、「しかし」という接続詞で文を結んで1文を短くしました。
「この物語は主人公が引っ越し先で新しい友達を作る様子が描かれている。しかし以下の2つの要素が理由で、話の内容が時折ややこしくなる。」
「しかし、だから、従って」この辺りの接続詞をきちんと使えるように意識すると、読みやすい文章にすることができます。
代名詞は使わない
最後のコツは代名詞は使わないことです。先に言うと、代名詞は文章のリズムをよくするために必要です。
代名詞を全く使わないと文がしつこくなって読みにくさが増します。そのため読み手のリズムが大切な小説では、代名詞は頻繁に使われます。しかし仕事で使う文章では、リズムよりも速く正確に伝えることが重要になります。
国語の授業でありましたよね。「あれ」とか「あいつ」が何を(誰を)指しているか答えなさい。という問題が。何度も文章を読み返して答えた記憶があると思います。それでも全部正解とはいかなかったでしょう。
代名詞が何を指しているかを把握するのは難しいことです。仕事の場面で代名詞の解釈が人によって異なればトラブルの元になります。仕事の文章では代名詞を使わない。どうしても文章がくどくなる時だけ使うように意識しましょう。
以上、私が思う良い文章を書くコツをお伝えしました。しかしこれ以外にも大切なことはたくさんあります。
より文章力を高めるには読書がおすすめです。どんな本でも良いのですが、文章力を高めるのに役立った本を2つ紹介します。気になる方は読んでみてください。
ポチップ
文章じゃなくて直接話さないとだめと言う人
ここまで文章力が大事だから、どうやって身に付けようか？についてお伝えしてきました。
でもこんな人もいるかと思います。「文字だけじゃきちんと伝わらないよ。やっぱ直接話さないとだめ」
よく聞く話ですね。ご安心ください。文章力の無い人はしゃべりも下手です。直接会って話した方が伝わるのは、相手が理解しようと何度も聞き返してくれるからです。
「(この人はなにが言いたいんだろう？)こうですか？こういうことですか？」とその場で何回も聞き返してくれるから、稚拙な伝え方でも相手に伝わっているだけです。
このように直接話したがる人は、年功序列の会社で意識せず管理職になった人に多い傾向があります。
部下は気を使って話を聞きますので、自分の伝える力に問題がないと勘違いしている場合があります。主な伝達手段が電話と打合せだった時代はこれでもなんとかなったでしょう。
しかし今はメールやチャットでのコミュニケーションが求められます。
やはり文章力は必須のスキルです。普段指摘してくれる人は少ないので、自分で意識して鍛えていきましょう。
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